شمایی کلی از اصول برنامه‌ریزی
برنامه‌ریزی, فرآیند آگاهانه و سیستماتیک تصمیم‌گیری در مورد اهداف و فعالیت‌های آینده یک فرد, گروه, واحد کاری یا سازمان است.
فرآیند مبنایی برنامه‌ریزی:
1. تحلیل موقعیتی: برمبنای رویکرد احتمالی (پیشامدهای آینده), برنامه‌ریزی با یک تحلیل موقعیتی آغاز می‌شود. برنامه‌ریزان باید در چارچوب محدودیت‌های زمانی و منابع, اطلاعات مرتبط با مساله مورد برنامه‌ریزی را جمع‌آوری, تفسیر و خلاصه (جمع‌بندی) نمایند.
2. ارایه اهداف و طرح‌های ممکن (گزینه‌های پیش رو): این مرحله, جایی است که باید بر خلاقیت تاکید ورزید و مدیران و کارکنان را تشویق کرد تا برپایه نگرشی وسیع به امورشان بیندیشند.
الف. ”اهداف“, همان مقاصد یا غایت‌هایی هستند که مدیران قصد رسیدن بدان‌ها را دارند. اهداف می‌بایست مشخص, چالشی و واقع‌گرایانه باشند.
ب. ”طرح‌ها (یا برنامه‌ها)“, اعمال یا ابزارهایی هستند که مدیران برای حصول اهداف خود بکار می‌گیرند.
3. ارزیابی اهداف و طرح‌ها: تصمیم‌گیرندگان باید مزایا, مضرات و تاثیرات بالقوه هر گزینه پیش رو (هدف و طرح) را ارزیابی نمایند.
4. انتخاب هدف و طرح: حال برنامه‌ریز در موقعیتی است که باید مناسب‌ترین و امکان‌پذیرترین اهداف و طرح‌ها را برگزیند.
5. پیاده‌سازی و اجرا: باید مدیران و کارکنان, طرح (برنامه) را درک نموده, منابع موردنیاز آن را در اختیار داشته, و برای انجام آن برانگیخته شوند.
6. پایش و کنترل: از آنجاییکه برنامه‌ریزی, فرآیندی پیش‌رونده و تکرارشونده است, باید مدیران مستمراً عملکرد واحدهای تحت‌تکفل‌شان را از جهت تطابق با اهداف و برنامه‌های واحد, تحت‌نظر داشته باشند.
سطوح برنامه‌ریزی
الف. برنامه‌ریزی استراتژیک:
برنامه‌ریزی استراتژیک دربردارنده تصمیم‌گیری‌هایی است که راجع به اهداف و استراتژی‌های بلندمدت سازمان می‌باشند.
1. ”اهداف استراتژیک“, مقاصد و غایت‌های عمده‌ای هستند که مرتبط با بقا, ارزش و رشد سازمان هستند.
2. ”استراتژی“, الگوی یا چارچوبی از اعمال و تخصیص منابع است که برای دستیابی به اهداف سازمان طراحی شده باشد.
ب. برنامه‌ریزی تاکتیکی و عملیاتی:
1. ”برنامه‌ریزی تاکتیکی“, اهداف و طرح‌های استراتژیک را به اهداف و برنامه‌های مشخص تبدیل (ترجمه) می‌نماید که مرتبط با بخش خاصی از سازمان می‌باشند.
2. ”برنامه‌ریزی عملیاتی“, رویه‌ها و فرآیندهای خاص موردنیاز در سطوح پایین سازمان را مشخص می‌نماید.
برنامه‌ریزی استراتژیک: دیروز و امروز
مدیریت استراتژیک, تمامی مدیران سازمان را در تدوین و اجرای اهداف استراتژیک و استراتژی‌ها دربر‌می‌گیرد. گام‌های کلی برنامه‌ریزی استراتژیک را می‌توان به اجمال این‌گونه برشمرد:
گام 1: تعیین ماموریت, دیدمان (چشم‌انداز) و اهداف
1. ”ماموریت“, مقصود و ارزش‌های اصلی سازمان (و حوزه عملکرد آن) را مشخص می‌نماید. در واقع, عبارتی است که دلیلِ وجودِ سازمان (یا فلسفه وجودی آن) را بیان می‌دارد.
2. ”دیدمان استراتژیک“, فرای بیانیه ماموریت سازمان رفته و چشم‌اندازی را مشخص می‌کند که شرکت (یا سازمان) بدان‌جا می‌رود و به آن تبدیل می‌شود.
گام 2: تحلیل فرصت‌ها و تهدیدهای خارجی
توفیق مدیریت استراتژیک وابسته به ارزیابی صحیح و همه‌جانبه محیط سازمان است. شایان ذکر است ”ذی‌نفعان“, افراد و گروه‌هایی هستند که از حصول ماموریت, اهداف و استراتژی‌های سازمان, تاثیر و تاثر می‌پذیرند. ذی‌نفعان عبارتند از:خریداران, تامین‌کنندگان, رقبا, سازمان‌های دولتی و قانون‌گذار, اتحادیه‌ها و گروه‌های کارگری (یا کارمندی), جامعه مالی, مالکین و سهام‌داران, و انجمن‌های بازرگانی و تجاری.
گام 3: تحلیل نقاط قوت و ضعف داخلی
همزمان با تحلیل محیط بیرونی سازمان, باید نقاط قوت و ضعف حوزه‌های کاری عمده داخل سازمان نیز مورد ارزیابی و سنجش قرار گیرند. در این راستا باید منابع (و میزان آنها) و شایستگی‌های محوری سازمان مشخص گردند تا بتوان آن را با دیگران مقایسه کرد.
1. منابع و شایستگی‌های محوری:
الف. ”منابع“, ورودی‌های تولید سازمان هستند که می‌توان از طریق ذخیره‌سازی (و تجمع آنها) در یک بازه زمانی, عملکرد شرکت را بهبود بخشید.
ب. ”شایستگی‌های محوری“, به آن چیزهایی اطلاق می‌شود که یک شرکت, قادر به انجام آن, به طور ویژه, نسبت به دیگر رقبایش است.
2. ترازیابی:
”ترازیابی“, فرآیندی است که کارکردها و مهارت‌های اصلی یک شرکت با دیگر شرکت‌ها (یا مجموعه‌ای از شرکت‌ها) مقایسه می‌گردد تا مشخص شود چقدر می‌تواند ”خوب“ عمل کند.
گام 4. تحلیل SWOT و تدوین استراتژی
به بررسی و مقایسه نقاط قوت و ضعف, و فرصت‌ها و تهدیدها, عموماً تحلیل SWOT اطلاق می‌شود. این تحلیل, مدیران را قادر می‌سازد تا واقعیت‌ها و پیش‌بینی‌های عمده منتج از تحلیل داخلی و خارجی سازمان را استخراج و جمع‌بندی نمایند.
1. استراتژی شرکتی (کلان): استراتژی کلان شرکت, مجموعه کسب‌وکارها, بازارها یا صنایعی را که در آن به رقابت می‌پردازد و نحوه توزیع منابع درمیان آنان را برمی‌شمرد.
الف. یک ”استراتژی یکپارچه‌سازی عمودی“, بیانگر توسعه و گسترش حوزه سازمان (دامنه عملکرد) به سمت کانال‌های تامین یا توزیع‌کنندگان است.
ب. یک ”استراتژی تنوع‌گرایی هم‌محور“, بیانگر حرکت به سمت کسب‌وکارهای جدیدی است که مرتبط با کسب‌وکار محوری و اولیه شرکت است.
ج. ”تنوع‌گرایی مختلط“, استراتژی شرکتی کلانی است که بیان‌کننده بسط و گسترش شرکت به سمت کسب‌وکارهای نامرتبط است. یکی از متداول‌ترین تکنیک‌های بررسی و تحلیل استراتژی شرکتی, ماتریس گروه مشاوره بوستون (BCG) است.
روندها در استراتژی شرکتی: در سال‌های اخیر, شرکت‌های آمریکایی موجی از ادغام‌ها و تصاحب‌ها را تجربه نمودند.
2. استراتژی کسب‌وکار: استراتژی کسب‌وکار, دربردارنده اقدامات و اعمال عمده‌ای است که جایگاه رقابتی (رقابت‌پذیری) یک سازمان در بازار را بنانهاده و تقویت می‌نمایند.
الف. کسب‌وکارهایی که ”استراتژی هزینه پایین“ را در پیش می‌گیرند, می‌کوشند تا به روشی کارآمد, محصولی استاندارد و بدون زوائد (ظواهر و تجملات خاص) ارایه نمایند.
ب. در ”استراتژی تمایز“, شرکت می‌کوشد تا در ابعادی از صنعت خود یا بازارش (که برای مشتری ارزشمند است), شاخص و یکتا گردد.
3. استراتژی کارکردی: استراتژی‌های کارکردی توسط هریک از بخش‌های کارکردی و اجرایی سازمان در راستای پیشتیبانی از استراتژی کسب‌وکار پیاده می‌شوند.
گام 5. پیاده‌سازی استراتژی
مدیران استراتژیک باید تضمین نمایند که استراتژی‌های جدید سازمان, به روشی اثربخش و کارا مورد پیاده‌سازی و اجرا واقع می‌شوند. به طور کلی, پیاده‌سازی استراتژی شامل چهار گام مرتبط می‌باشد:
گام 1: تعریف وظایف استراتژیک.
گام 2: ارزیابی توانمندی‌های سازمان.
گام 3. تدوین نیازمندی‌های اجرایی (پیاده‌سازی استراتژی‌ها)
گام 4. طرح اجرا و پیاده‌سازی
گام 6. کنترل استراتژیک
بایستی یک سیستم کنترل استراتژیک در سازمان طراحی گردد تا مدیران را در ارزیابی میزان پیشرفت سازمان در زمینه استراتژی‌هایش یاری رسانده و آنان را قادر سازد تا در شرایطی که اختلافاتی وجود دارد (فاصله با اهداف تعیین‌شده), اعمال اصلاح‌گرانه را اتخاذ نمایند.
